Koszty windykacji w 2026 r. – kto je ponosi? | GKPZ
Niezapłacona w terminie faktura oznacza dla wierzyciela nie tylko zamrożenie należnych mu środków, ale często również konieczność poniesienia kosztów związanych z odzyskaniem należności. Kto ponosi koszty windykacji – wierzyciel czy dłużnik? W przypadku transakcji handlowych przepisy przewidują możliwość obciążenia dłużnika rekompensatą za koszty odzyskiwania należności, a w określonych sytuacjach także dodatkowymi, uzasadnionymi kosztami windykacji.
Czy kosztami windykacji można obciążyć dłużnika?
Tak – w przypadku należności wynikających z transakcji handlowych wierzyciel może dochodzić od dłużnika rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wierzycielowi, od dnia nabycia prawa do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, przysługuje od dłużnika – bez wezwania – rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego:
| Wartość świadczenia pieniężnego | Rekompensata |
|---|---|
| do 5 000 zł | 40 EUR |
| powyżej 5 000 zł, ale poniżej 50 000 zł | 70 EUR |
| od 50 000 zł | 100 EUR |
Przykładowo, w przypadku niezapłaconej faktury na 4 000 zł zastosowanie ma rekompensata odpowiadająca 40 EUR. Przy należności 20 000 zł jest to 70 EUR, natomiast przy należności 80 000 zł – 100 EUR. Takie same progi wskazuje Ministerstwo Rozwoju i Technologii.
Czy trzeba wcześniej wezwać dłużnika do zapłaty rekompensaty?
Nie. Art. 10 ustawy wskazuje wprost, że rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługuje wierzycielowi bez wezwania, od dnia nabycia uprawnienia do odpowiednich odsetek za opóźnienie.
Nie oznacza to oczywiście, że wierzyciel nie powinien kontaktować się z dłużnikiem lub wysłać wezwania do zapłaty. W praktyce działania polubowne są często pierwszym etapem procesu odzyskiwania należności.
Jak przeliczyć 40, 70 lub 100 euro na złote?
Kwoty rekompensaty określone są w euro, ale ich równowartość w złotych ustala się według konkretnej zasady.
Stosuje się średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Wynika to z art. 10 ust. 1a ustawy.
Dlatego kwota rekompensaty wyrażona w złotych może być różna dla faktur, które stały się wymagalne w różnych miesiącach.
Czy można obciążyć dłużnika kosztami firmy windykacyjnej?
To jedno z najważniejszych zagadnień.
Rekompensata 40, 70 lub 100 EUR nie wyczerpuje w każdym przypadku roszczeń wierzyciela związanych z kosztami odzyskiwania należności.
Jeżeli faktycznie poniesione koszty odzyskiwania należności przekraczają należną rekompensatę, art. 10 ust. 2 przewiduje możliwość dochodzenia od dłużnika również zwrotu poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających rekompensatę – w uzasadnionej wysokości.
Nie należy jednak interpretować tego jako zasady, zgodnie z którą dłużnik automatycznie musi zwrócić każdą kwotę wydaną przez wierzyciela na windykację.
Kluczowe znaczenie ma tutaj uzasadniona wysokość poniesionych kosztów.
Przykład: faktura na 30 000 zł
Załóżmy, że przedsiębiorca wykonał usługę i wystawił kontrahentowi fakturę na:
30 000 zł
Termin płatności upłynął, ale kontrahent nie zapłacił.
Wartość świadczenia przekracza 5 000 zł, ale jest niższa niż 50 000 zł. Wierzycielowi może więc przysługiwać rekompensata odpowiadająca:
70 EUR.
Jeżeli natomiast rzeczywiście poniesione koszty odzyskiwania należności okażą się wyższe niż wartość rekompensaty, możliwe jest również dochodzenie – przy spełnieniu przesłanek ustawowych – zwrotu kosztów przewyższających tę kwotę w uzasadnionej wysokości.
Kto ponosi koszty postępowania sądowego?
Koszty windykacji polubownej należy odróżnić od kosztów postępowania sądowego.
Jeżeli odzyskanie należności wymaga skierowania sprawy do sądu, pojawiają się m.in. opłata sądowa oraz – w zależności od sposobu prowadzenia sprawy – koszty zastępstwa procesowego.
O tym, która strona ostatecznie ponosi koszty procesu i w jakiej wysokości, rozstrzyga się według zasad postępowania cywilnego. Dlatego nie należy utożsamiać ustawowej rekompensaty 40/70/100 EUR z kosztami procesu.
A co z kosztami egzekucji komorniczej?
Jeżeli wierzyciel uzyska tytuł wykonawczy, a dłużnik nadal nie zapłaci dobrowolnie, należność może być dochodzona w postępowaniu egzekucyjnym.
Koszty egzekucji są odrębną kategorią od rekompensaty za koszty odzyskiwania należności oraz kosztów postępowania sądowego. Ich rozliczenie następuje według przepisów regulujących postępowanie egzekucyjne i koszty komornicze.
W praktyce oznacza to, że zwlekanie z zapłatą może prowadzić do powstania kolejnych kosztów związanych z dochodzeniem należności.
Czy wierzyciel zawsze powinien czekać z windykacją?
Nie. Z punktu widzenia skuteczności odzyskania należności czas ma istotne znaczenie.
Jeżeli kontrahent nie reguluje faktury w terminie, warto możliwie szybko ustalić przyczynę opóźnienia, podjąć kontakt z dłużnikiem i zdecydować, czy wystarczające będą działania własne, czy potrzebne jest przekazanie sprawy do profesjonalnej windykacji.
Odkładanie działań przez wiele miesięcy może zwiększać ryzyko pogorszenia sytuacji finansowej dłużnika, pojawienia się kolejnych wierzycieli, postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez innych wierzycieli, restrukturyzacji lub upadłości.
Koszty windykacji – najważniejsze informacje
W przypadku transakcji handlowych warto zapamiętać cztery podstawowe zasady:
1. Wierzyciel może mieć prawo do rekompensaty 40, 70 lub 100 EUR za koszty odzyskiwania należności.
2. Wysokość rekompensaty zależy od wartości świadczenia pieniężnego.
3. Rekompensata przysługuje bez wezwania po spełnieniu ustawowych przesłanek.
4. Jeżeli rzeczywiście poniesione koszty odzyskiwania należności są wyższe od rekompensaty, wierzyciel może dochodzić nadwyżki w uzasadnionej wysokości.
Najczęściej zadawane pytania
Czy dłużnik zawsze płaci za windykację?
Nie można przyjąć ogólnej zasady, że dłużnik zawsze i automatycznie pokrywa wszystkie koszty windykacji. W transakcjach handlowych przepisy przewidują rekompensatę 40, 70 lub 100 EUR, a ponadto możliwość dochodzenia uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności przekraczających tę rekompensatę.
Ile wynosi rekompensata za koszty odzyskiwania należności w 2026 roku?
W zależności od wartości świadczenia jest to równowartość 40 EUR, 70 EUR albo 100 EUR.
Czy rekompensata 40, 70 lub 100 EUR wymaga wezwania do zapłaty?
Nie. Ustawa stanowi, że przysługuje ona wierzycielowi bez wezwania po powstaniu uprawnienia określonego w art. 10 ustawy.
Jaki kurs euro stosuje się do obliczenia rekompensaty?
Średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.
Czy oprócz 40, 70 lub 100 EUR można żądać innych kosztów windykacji?
Tak, jeżeli poniesione przekroczyły należną rekompensatę.koszty odzyskiwania należności Zwrot kosztów ponad rekompensatę przysługuje jednak w uzasadnionej wysokości.
Stan prawny: 26 sierpnia 2026 r.
Podstawa prawna: art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.